SERVICIOS
La recolección de sus cajas de archivo en oficinas generales, sucursales o bien en el lugar que se nos indique.
La captura de datos de cada caja en un software ligado a un código de barras, una vez etiquetadas cada una de ellas se les da una asignación en nuestros centros de administración y resguardo.
Al requerir la consulta de algún documento u caja este será localizado a través del software y será entregado vía correo electrónico o se entregará físicamente el documento o la caja requerida. En caso de solicitudes fuera de la región, estos podrán ser entregados por los mismos medios y solo la entrega física se llevará a cabo por una empresa de mensajería.
Los documentos o cajas de archivo pueden ser consultados en nuestra sala de consulta.
De acuerdo con sus políticas de retención, así como a sus regulaciones, las cajas de archivo físico una vez cumpliendo su vida útil, podrán ser destruidas y dadas de baja previa autorización del Cliente.
Nuestros costos de almacenaje son por caja y por mes.
Los costos de servicios adicionales tales como recolecciones, entregas, correos, copias, cajas nuevas o trabajos especiales serán facturados, cuando estos sean requeridos y aparecerán en su facturación mensual.
La entrega, recolección y servicios adicionales de cajas y documentos, se controla por medio de un listado de personal autorizado, mismos que serán los responsables de solicitar los servicios, estos serán capacitados para el uso de nuestro servicio.
VENTAJAS
Cumplimiento legal de regulación y políticas de retención.
Evitar la pérdida de información, así como el acceso a la documentación confidencial de la empresa.
Ahorro de espacio, evitar espacio perdido por el almacenaje de archivo.
Es un servicio económico, evita el desvío de recursos financieros y humanos en actividades que no agregan valor a la compañía.
La continuidad de función de la empresa en caso de desastre.
Evitar el deterioro y pérdida del control de los documentos por el paso de los años.
Acceso a la información rápida y eficiente, esto se traduce en reducir costos, asegurar el cumplimiento de las solicitudes gubernamentales, evitar multas, rápida respuesta al servicio al cliente, agilidad en auditorias y evitar la pérdida de tiempo al buscar documentos.
Apoyo y una solución de cualquier servicio relacionado con su archivo que no se haya mencionado.
Control de acceso a su archivo general.
